A mais recente mudança do layout da Nota Fiscal Eletrônica aconteceu recentemente, com a publicação da Nota Técnica 2016.002, momento em que ocorreu a migração da versão 3.1 para a versão 4.0. A mudança engloba basicamente alterações em alguns campos de preenchimento (inclusão ou exclusão).

As empresas precisam se adequar ao novo formato, além de saber como se preparar para a Nota Fiscal Eletrônica. Preparamos esse post cheio de dicas. Acompanhe!

Adquira um certificado digital

A validade jurídica da Nota Fiscal Eletrônica é conferida por meio de um certificado digital. Este certificado é uma assinatura eletrônica que confere autenticidade a declarações e documentos. Para obtê-lo, o gestor precisa procurar uma Autoridade Certificadora confiável, de preferência credenciada pela Infraestrutura das Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.

O certificado pode ser emitido em duas modalidades: NF-e (emissão em nome de um funcionário) ou e-CNPJ (emissão em nome do representante legal do empreendimento). Além disso, o gestor deverá optar pelo modelo A1 (armazenado no computador do usuário) ou A3 (token USB ou cartão).

Esse é o primeiro passo de como se preparar para a Nota Fiscal Eletrônica!

Credencie o negócio na Secretaria da Fazenda

Após obtenção do certificado digital junto à Autoridade Certificadora, o gestor deverá credenciar sua empresa na Secretaria da Fazenda do estado em que seu negócio atua. É o segundo passo de como se preparar para a Nota Fiscal Eletrônica. Cada Estado possui um procedimento próprio, mas normalmente são exigidos dados do empreendedor.

Uma prática adotada pelos gestores que nunca emitiram Nota Fiscal Eletrônica é o cadastro na modalidade de teste (“Em homologação”). Dessa forma, haverá tempo hábil para capacitar os funcionários para a emissão da NF-e. Há também a possibilidade de contar com a ajuda de um contador para facilitar a tarefa.

Escolha um software que inclua mensageria

O último passo como se preparar para a Nota Fiscal Eletrônica é ter um programa para realizar a tarefa. As secretarias da fazenda oferecem opções gratuitas, porém limitadas. Por isso, é interessante que o empreendedor procure por uma solução tecnológica adequada à sua demanda.

E não só isso: há programas que incluem funcionalidades que simplificam o trabalho, principalmente se o volume de notas fiscais é muito grande. Um desses facilitadores é a mensageria, uma espécie de carteiro que propicia o envio e a recepção de mensagens de maneira segura.

Em outras palavras, é um serviço que intermedeia a troca de mensagens entre sistemas, objetivando a integração de serviços.

Mensageria de notas fiscais eletrônicas

A atuação da mensageria na nota fiscal eletrônica ocorre na emissão ou no recebimento, ainda que em grande volume. Na emissão em lote, utiliza-se timer para conferir facilidade e agilidade. Assim, as notas fiscais são validadas e facilmente integradas a qualquer solução de ERP.

Com a solução inteligente em lote, é possível colocar vários processos de emissão de NF-e simultaneamente, utilizando todos os recursos tecnológicos do serviço. No primeiro momento, a nota fiscal é exportada do ERP da empresa para a solução tecnológica. Em seguida, é enviada à Prefeitura em arquivo XML (com assinatura digital). A municipalidade envia um arquivo XML com o resultado do processamento.

Por fim a Prefeitura envia o arquivo XML com as informações da nota fiscal para a SEFAZ do Estado destino da nota fiscal. O cliente terá, ainda, a possibilidade de consultar a nota fiscal no site da Prefeitura.

A mensageria é funcional e contribui muito no processo de como se preparar para a Nota Fiscal Eletrônica.

Como se preparar para a Nota Fiscal Eletrônica 4.0

A NF-e 4.0 iniciou sua fase de testes em junho de 2017. Atualmente, as empresas que desejarem poderão emiti-la já no novo formato. Entretanto, a desativação completa da NF-e anterior só acontecerá em abril de 2018.

O padrão 4.0 para o documento fiscal que deve ser emitido nas transações comerciais organiza e gerencia as informações de uma nova maneira no XML. As mudanças são estritamente técnicas e não influenciarão na gestão do negócio, desde que o empreendedor possua uma solução tecnológica de emissão de notas fiscais.

Para ficar por dentro das novas regras do layout da Nota Fiscal Eletrônica e não ter dificuldades ao emiti-la, o empreendedor pode ser valer de soluções fiscais tecnológicas. Os programas que realizam a tarefa são atualizados automaticamente conforme as mudanças nas normas, motivo pelo qual não há preocupação para o gestor.

Mas lembre-se de escolher uma solução com cuidado, para que seja adequada à sua demanda.