SPED: Um Projeto em sua Empresa e seus Impactos
SPED: Um Projeto em sua Empresa e seus Impactos
postado por CONFIDENCE IT 12 de junho 2017

O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – surgiu com o objetivo de melhorar a forma de o contribuinte realizar suas obrigações perante o fisco, substituindo a emissão de livros e documentos contábeis e fiscais em papel por documentos eletrônicos, cuja autoria, integridade e validade jurídica são reconhecidas pelo uso da certificação digital.

Por ter uma abrangência que ultrapassa os limites da contabilidade e da equipe fiscal, o SPED deve ser tratado como um projeto empresarial, envolvendo todos os departamentos. Veja como o SPED impacta no seu negócio!

O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital

Dentro dessa ideia de contabilidade digital, o governo brasileiro criou um sistema de processamento de dados para melhorar a transmissão das movimentações das operações diárias do contribuinte.

Esse sistema é o SPED, que, conforme o artigo 2º do Decreto nº 6.022/2007, “unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações”.

Os impactos do SPED da empresa

O empreendedor que entende que o SPED deve ser tratado como um projeto empresarial, por envolver várias equipes, sabe que há necessidade de ter um responsável em cada departamento para que se possa avaliar corretamente o impacto das mudanças trazido pelo programa do governo.

A partir dessa análise, é possível definir os rumos do negócio. Mas quais são esses impactos? O que o SPED causa na empresa?

Necessidade de se conhecer a lei

O Decreto que instituiu o SPED não é a única legislação que o gestor e os responsáveis pelo departamento devem conhecer. Muitas leis decorreram dessa criação, principalmente criando obrigações acessórias que influenciam no dia a dia empresarial.

Além disso, é preciso saber os motivos que influenciaram na criação do sistema, os objetivos com sua implementação e os possíveis resultados. Isso diz muito sobre as tendências que podem ser adotadas em um futuro breve, que darão origem a novas leis. Afinal, a volatilidade das leis fiscais e tributárias é algo surpreendente no Brasil, que cria milhares de normas em um curto espaço de tempo.

Por este motivo, todas as equipes da empresa devem se atentar a não apenas conhecer a lei, mas a acompanhar as mudanças, interpretá-las e fazer com que sejam cumpridas dentro do empreendimento, buscando a compliance fiscal.

Aprimoramento dos processos internos

As mudanças legislativas, na maioria dos casos, acontecem para criar novas obrigações para as empresas, e essa inconstância é um motor para que o gestor invista no aprimoramento dos processos internos do negócio.

A cada nova obrigação, é necessário reavaliar e incrementar a forma com que as atividades são realizadas. Neste momento, as equipes podem se estruturar para realizar o trabalho com mais eficiência, profissionalismo e produtividade, eliminando as ações ineficazes.

Se o SPED, por um lado, diminui a quantidade de papel utilizado e, em consequência, exige menos espaço físico para armazenamento de documentos, pelo outro, traz a necessidade de se automatizar os processos internos, principalmente por meio de soluções tecnológicas inteligentes.

A utilização da tecnologia como aliada na gestão fiscal só traz benefícios para as equipes, a relação da empresa com clientes, fornecedores e com o mercado.

Avaliar e envolver os departamentos impactados

Como dito anteriormente, o SPED é um projeto empresarial que impacta todos os departamentos. Porém, não é difícil imaginar que há equipes mais atingidas pela sua criação, e é necessário envolver a alta administração para que a implementação do projeto se dê de forma coesa em todos eles.

Os departamentos mais atingidos são o fiscal, contabilidade, compras e departamentos de vendas, tecnologia da informação, logística, faturamento e financeiro.

Preparação de um plano B

Como o SPED é fruto da parceria entre tecnologia e contabilidade, podem ocorrer falhas no uso do sistema. A lei, inclusive, sabe dessa possibilidade e prevê a emissão de notas fiscais eletrônicas em situação de contingência (SCAN, DPEC, formulário de segurança).

Porém, como a lei não consegue abranger todas as situações de falha eletrônica que podem ocorrer, a empresa deve investir em um plano B para cumprir as obrigações nestes casos. Manter um estoque de formulários de segurança, investir em uma conexão em banda larga alternativa, conhecer o sistema emissor de NF-e fornecido pelo fisco são algumas das atitudes para se precaver diante dos erros.

O pensamento sobre o SPED como um projeto empresarial faz com que o gestor prepare suas equipes para lidar com os impactos que o sistema traz.

Se ainda possui dúvidas sobre o tema, deixe-nos um comentário!

 
   
 
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