Problemas com emissão de documentos fiscais
Problemas com emissão de documentos fiscais
postado por CONFIDENCE IT 5 de setembro 2017

Alguns gestores enfrentam problemas com emissão de documentos fiscais, em especial com a Nota Fiscal Eletrônica. A NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços. Dada sua importância, é preciso lidar com as dificuldades enfrentadas ao emiti-la.

Veja quais são os problemas com emissão de documentos fiscais e como solucioná-los!

Momento de emissão de documentos fiscais

Um dos problemas com emissão de documentos fiscais diz respeito ao momento em que se deve realizá-la. A NF-e deve ser emitida quando a transação comercial se concretiza, mas muitos gestores, na tentativa de agilizar seu trabalho, a emitem antes da conclusão. Caso haja qualquer erro, deverão gastar mais tempo para cancelar o documento.

O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e), por outro lado, deverá ser emitido por “empresas prestadoras de serviço de transporte para prestações com mais de um conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal”. Ou seja, qualquer erro na NF-e ocasiona erro no MDF-e.

Rejeição ou denegação de nota fiscal

A denegação de nota fiscal pode acontecer quando o emissor ou o destinatário tem problema com a Secretaria da Fazenda, ou quando há falha nos dados de cadastro. Em alguns casos, a NF-e deve ser cancelada para se corrigir o problema.

Há também hipótese em que a emissão da nota é rejeitada, o que acontece quando o CNPJ informado é nulo ou só é válido para operações no exterior. Diante do problema, o gestor deve buscar um CNPJ válido e fazer a correção do campo para finalizar a emissão da nota.

Problema com certificado digital

A maior parte dos documentos fiscais emitidos nas transações comerciais exige um certificado digital para conferir validade jurídica a eles. Qualquer problema com a certificação impede a emissão desses documentos digitais, e o gestor deve procurar a autoridade certificadora antes de continuar sua tarefa.

Cálculo dos impostos dos documentos fiscais

O gestor, ao controlar a prestação de serviços ou a comercialização de produtos, deve calcular os impostos relativos a cada operação.  O preenchimento das notas fiscais deve considerar as alíquotas corretas, principalmente no caso de ICMS. Este imposto ocasiona muitas dúvidas, principalmente quando a venda é feita a um consumidor final de outro estado.

Em alguns impostos, além de considerar o cálculo e tudo que ele envolve, é preciso fazer o cruzamento de dados, o que pode ocasionar grande confusão se não houver uma organização e uma gestão fiscal eficiente.

Além desses dois fatores que influenciam no cálculo, o Brasil possui uma complexa legislação, que está em constante mutação, o que demanda mais atenção e cuidado dos gestores, para que ocorra o cumprimento correto das obrigações fiscais. As alterações legais interferem nos regimes tributários, modificam alíquotas de impostos, introduzem novas obrigações acessórias, e tudo isso torna maior a possibilidade de erros.

O erro no cálculo dos impostos de documentos fiscais pode ocasionar multas e autuações fiscais, além de atrasar a entrega de obrigações acessórias.

Como resolver os problemas com emissão de documentos fiscais?

Utilizar soluções tecnológicas inteligentes é o primeiro passo para resolver os problemas com emissão de documentos fiscais. Essas ferramentas contribuem para uma melhor gestão de tempo nas atividades administrativas da empresa, além de facilitar a consecução das obrigações.

Quando falamos sobre a NF-e, por exemplo, ela deve ser preenchida com todos os impostos obrigatórios, que são: IOF, IPI, PIS/PASEP, COFINS, CIDE, ICMS e ISS. Os outros impostos são dispensados de declaração, devido à complexidade de cálculo e detalhamento. Apesar de haver a possibilidade de o próprio gestor calcular manualmente o imposto na nota, a automatização do processo é necessária para superar a complexidade do sistema tributário brasileiro. Por isso, optar por softwares que emitem as notas fiscais é uma atitude prudente e eficiente, uma vez que eles calculam automaticamente os impostos obrigatórios.

Para realizar o cálculo automático, os programas levam em consideração uma tabela de valores aproximados para cada produto ou serviço e a alíquota de cada um dos impostos mencionados.

Outra solução, a cloud computing, reúne todas as informações em um só lugar e se integra a todos os sistemas. É capaz de agregar os dados do SPED (Fiscal, Contábil, Bloco K), EFD, ECF, CIAP, DIRF, impostos retidos, obrigações fiscais, notas fiscais eletrônicas, dentre outros. O benefício pode resolver os problemas com emissão de documentos fiscais, pois facilita o cruzamento de dados, evitando erros nos documentos.

Essas soluções tecnológicas podem ser adotadas para entregar as obrigações fiscais em dia e sem erros. Os exemplos comuns são a inteligência fiscal (motor de cálculo que opera dentro das regras fiscais brasileiras) e os sistemas de ERP (integram os sistemas de todos os fiscos, aumentando o controle de informações e gerando relatórios detalhados sobre qualquer aspecto empresarial).

 

Para se fazer uma gestão fiscal eficiente, o gestor deve utilizar a tecnologia para superar os problemas com emissão de documentos fiscais. Dessa forma, conseguirá ficar em dia com suas obrigações fiscais e atender às demandas do Fisco.

 
   
 
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