Como arquivar informações e documentos no futuro?
Como arquivar informações e documentos no futuro?
postado por Mariana Pajuelo 10 de março 2017

O arquivamento fiscal é uma funcionalidade que deverá estar presente na maioria das organizações em um curto período de tempo. No cenário fiscal brasileiro, os órgãos do governo exigem que as empresas entreguem vários tipos de obrigações, como a Nota Fiscal eletrônica, SPED, entre outras. Essas obrigações devem ser armazenadas por um determinado período de tempo, que é variável de acordo com a exigência legal e pode sofrer um processo de auditoria pelo governo no decorrer de, pelo menos, cinco anos após entrega.

Hoje, a maioria das empresas não arquivam seus dados fiscais e, por isso, são penalizadas em vários aspectos, como no aumento do TCO (Total Cost of Ownership) – que nada mais é que uma estimativa financeira para avaliar os custos de um bem, por exemplo, na performance da aplicação e no tempo de execução de atividades administrativas da aplicação, entre outros aspectos. Mas, se as empresas não tem o hábito de arquivar, elas simplesmente mantêm os dados no ambiente produtivo ou em alguns casos duplicam este ambiente, elevando assim o custo de manutenção da aplicação.

Para resolver o problema, muitos pensam em implementar uma ferramenta de arquivamento de mercado. Porém, o caminho não é tão fácil quanto aparenta. Para ilustrar melhor o cenário: quando ocorre o processo de auditoria do governo nas obrigações, essas devem ser entregues para o auditor no último layout disponibilizado pelo governo, ou seja, é preciso reprocessar a obrigação e entregar para o auditor no tempo determinado.

Normalmente, essas soluções funcionam da seguinte forma: os dados selecionados são armazenados em um outro banco de dados ou em file system. O detalhe deste arquivamento é que os dados ficam congelados, ou seja, todas as alterações sofridas no ambiente não serão refletidas no arquivamento.

Com isso, temos um problema: se esse dado do arquivo vier a sofrer auditoria, como é possível atualizar a informação com todas as mudanças ocorridas na sua base de dados entre o período Z de tempo? Outra pergunta pertinente neste ponto é: qual a garantia que o dado armazenado será restaurado com sucesso e se conseguirá atualizar os atributos de banco de dados?

Portanto, a quantidade de alterações realizadas nas aplicações no decorrer de períodos é algo recorrente, por isso é preciso que as áreas de Pesquisa e Desenvolvimento das companhias de TI ajudem a comunidade fiscal na questão do arquivamento dos dados, pois o armazenamento destas informações no ambiente produtivo traz consequências negativas para o negócio fiscal como um todo.

 
   
 
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